Inkoop en aanbesteden

Onder 'Aanbestedingen' ziet u een overzicht van de lopende aanbesteding(en). Vervolgens kunt u een aanbesteding uit de lijst aanklikken en dan kunt u de publicatie bekijken. Wanneer u de aanbestedingsdocumenten van de aanbestedende dienst heeft ontvangen kunt u zich aanmelden voor, dan wel inschrijven op de opdracht. Als u dit wenst kunt u per e-mail een verzoek indienen bij de gemeente. 

Hulp nodig?

Voor vragen over deze aanbestedingssite en de werkwijze in het algemeen kunt u contact opnemen met de afdeling Inkoop van gemeente Oldambt.

Voor een overzicht van alle actuele aanbestedingen (voorgenomen opdrachten) kunt u deze pagina bezoeken. Geïnteresseerde partijen kunnen zich aanmelden voor een eventuele deelname. Per project wordt aangegeven hoe de selectieprocedure plaats zal vinden en hoe u zich kunt aanmelden. Wanneer er geen actueel gepubliceerde aanbestedingen zijn, dan leest u dit ook.

Europees openbare aanbesteding ‘Accountantsdiensten’ 

De gemeenteraad van Oldambt beoogt via deze aanbesteding een gekwalificeerde en onafhankelijke accountant te contracteren voor de uitvoering van wettelijke en aanvullende controlewerkzaamheden. Deze werkzaamheden dienen conform de geldende wet- en regelgeving en gemeentelijke verordeningen te worden uitgevoerd. De huidige overeenkomst met de externe accountant loopt tot en met de controle van verslagjaar 2024. De nieuwe opdracht start met de controle van het verslagjaar 2025.

Citaat als leidraad:
“Een goede accountantscontrole vraagt ook om een goed, niet-politiek opdrachtgeverschap door gemeenteraden. De discussie in de raad moet niet gaan over de juistheid van de cijfers – daar hoort geen twijfel over te zijn – maar over de realisatie van het beleid en wat dat gekost heeft. De accountantscontrole moet de raadsleden helpen in die zin dat er geen twijfel is over de cijfers.”
Dit citaat uit het rapport van de Commissie Depla (2015) blijft naar onze overtuiging actueel en vormt ook voor onze gemeente een belangrijk uitgangspunt.

Na elk controlejaar wordt de dienstverlening geëvalueerd, waarbij nieuwe of gewijzigde afspraken kunnen worden gemaakt. De controle-eisen worden jaarlijks geactualiseerd en vastgelegd in het controleprotocol, na afstemming met de accountant. Dit betreft met name onvoorziene veranderingen door wet- en regelgeving of significante wijzigingen in de bedrijfsvoering.

Scope van de opdracht

De scope is onderverdeeld in de volgende aspecten:

1. Algemene certificerende functie;
2. Controle van overige verantwoordingen;
3. Natuurlijke adviesfunctie.

1. Algemene certificerende functie

Gezien de schaal en organisatie van de gemeente Oldambt, hechten wij waarde aan werkbare oplossingen binnen de wettelijke kaders, zonder te streven naar perfectie. In sommige gevallen, waar de schaalgrootte dit vereist, kunnen concessies nodig zijn. Hierbij wordt altijd naar eer en geweten verantwoording afgelegd aan de gemeenschap.

De accountant wordt gevraagd onderzoek te doen en verslag uit te brengen over de prestaties en verantwoording van het college binnen de gestelde kaders van wet- en regelgeving en gemeentelijke verordeningen. Hierbij hanteren wij het uitgangspunt dat de controlewerkzaamheden beperkt blijven tot het wettelijk noodzakelijke minimum dat een deugdelijke grondslag biedt voor het oordeel in de accountantsverklaring.

De gemeente Oldambt neemt deel aan diverse gemeenschappelijke regelingen, zoals vermeld in de begroting (zie paragraaf verbonden partijen). Deze regelingen hebben elk een eigen accountant, die verantwoordelijk is voor het opstellen van de begroting. Waar mogelijk steunt de gemeentelijke accountant op de verklaringen van deze verbonden partijen, om dubbel werk te voorkomen. Indien nodig worden afspraken gemaakt tussen de accountants van de gemeente en die van de verbonden partijen.
De werkzaamheden en verslaglegging dienen plaats te vinden binnen de vastgestelde planning- en control cyclus van de gemeente, met inachtneming van de daarbij behorende tijdslimieten.

2. Controle van overige verantwoordingen

Naast de controle van de jaarrekening (op grond van artikel 197 van de Gemeentewet) omvat de opdracht ook de controle van de Single Information Single Audit (SISA)-bijlagen.

3. Natuurlijke adviesfunctie

De accountant ondersteunt de gemeente bij:

• Het verder verfijnen van het planning- en control instrumentarium;
• Het bevorderen van een zichzelf controlerende organisatie die risico’s adequaat beheerst;
• Het verbeteren van financiële informatiesystemen.

De accountant maakt bij de uitvoering van haar werkzaamheden zoveel mogelijk gebruik van de bij de gemeente aanwezige interne beheersing. In 2020 is een intern beheersingskader 2020-2025 opgesteld, die geactualiseerd dient te worden aan de huidige situatie (bijlage N). U kunt er van uit gaan dat u een gegevensgerichte controle dient uit te voeren.

Voor specifieke onderzoeksopdrachten worden separate opdrachten verstrekt. Deze behoren dus niet tot de scope van de opdracht.

Belangstelleden kunnen de aanbestedingsstukken opvragen op Aanbestedingskalender.nl door gebruik te maken van deze link.

Afgeronde aanbestedingen

Op TenderNed kunt u afgeronde aanbestedingen raadplegen (tip: typ in de zoekopdracht het woord Oldambt).

Het college van burgemeester en wethouders heeft op 2 mei 2017 een geactualiseerd inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. Dit beleid richt zich op de bedrijfsmatige voordelen die de gemeente met verstandig inkopen kan boeken (de doelmatigheid), het inkopen volgens de geldende wet- en regelgeving (rechtmatigheid) en de wijze waarop de gemeente invulling geeft aan haar taak om zoveel mogelijk maatschappelijke meerwaarde te creëren. In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn de kaders en uitgangspunten geformuleerd voor het handelen van de gemeente ten aanzien van inkopen en aanbesteden bij overheidsopdrachten. Deze kaders en uitgangspunten zijn algemeen bindend voor de gehele organisatie.

Inkoopbeleid Oldambt 2017 (op overheid.nl)

Procedureregeling klachtenbehandeling aanbestedingen vastgesteld

Het college heeft op 1 april 2014 de “Procedureregeling klachtenbehandeling aanbestedingen gemeente Oldambt 2014” vastgesteld. Bij iedere aanbesteding wordt in het aanbestedingsdocument verwezen naar de Procedureregeling klachtbehandeling aanbestedingen gemeente Oldambt 2014 (op overheid.nl). De gemeente vermeldt hierin op welke wijze ondernemers hun klachten ten aanzien van de betreffende aanbestedingsprocedure dan wel de handelswijze van de gemeente kunnen indienen. Maar ook op welke wijze en op welke termijn de klachten vervolgens zullen worden behandeld en zullen worden afgedaan.

Verordening Alleenrecht Synergon/Afeer

Om sociaal werk- en leerbedrijf Afeer te kunnen blijven voorzien van passende werkzaamheden voor de werkzoekenden die een beroep doen op de participatiewet, is gekeken naar de meest wenselijke wijze van opdrachtverlening. De gemeenteraad heeft hiertoe in 2014 de verordening alleenrecht Synergon vastgesteld. Afeer is ontstaan vanuit een samenwerking tussen de gemeenten Westerwolde, Oldambt en Pekela om meer mensen aan betaald werk te krijgen in Oost-Groningen. Aan de totstandkoming hebben naast de gemeenten ook het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, de provincie Groningen en sociale partners ook hun steun en medewerking verleend. Op 27 juni 2018 hees Afeer de vlag. SW bedrijf Synergon en de afdelingen Werk van Westerwolde, Pekela en Oldambt zijn in het nieuwe werkbedrijf opgegaan.

Deze verordening maakt het derhalve mogelijk om aan Afeer rechtstreeks vooraf bepaalde opdrachten toe te kennen op basis van uitsluitend recht.

Verordening alleenrecht Synergon 2014 (op overheid.nl)

De gemeente hanteert het VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden, bij alle inkopen en aanbestedingen worden deze in principe van toepassing verklaard. De algemene leverings- of verkoopvoorwaarden van de leverancier worden van de hand gewezen.

Niet in alle gevallen worden de algemene inkoopvoorwaarden door de marktpartijen geaccepteerd. Deze acceptatie verschilt per branche en is afhankelijk van de grootte van de opdracht. Indien de verwachting is dat algemene inkoopvoorwaarden niet geaccepteerd worden, is het mogelijk om de inkoopvoorwaarden daarop aan te passen. Wanneer er contractmodellen of algemene voorwaarden bestaan die in onderling overleg tussen belanghebbenden zijn opgesteld dan past de gemeente deze integraal toe.

Bij aanbestedingen van werken wordt de UAV 2012 van toepassing verklaard, tenzij dit niet als passend wordt ervaren.

Bij aanbestedingen van ICT levering en/of dienstverlening worden de geldende gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) van toepassing verklaard.