Organisatiestructuur

De gemeentesecretaris is algemeen directeur van de gemeente Oldambt. 

De gemeentesecretaris werkt aan verschillende en uiteenlopende interessante en uitdagende opgaven op gebied van o.a. Strategie, Nij Begun, Vluchtelingen & Nieuwkomers, Dienstverlening en de Organisatieontwikkeling Nijambt. Nijambt staat in het teken van integraal werken, inwoners/ondernemers centraal stellen, maken van keuzes, verdere verbetering van rol zuiverheid, zelf organisatie en eigenaarschap.

Een juiste balans vinden tussen binnen en buiten is daarbij belangrijk. Ook toekomstgericht te werk gaan en zorgen voor goede beeldvorming bij- en strategische samenwerking bij partners in de omgeving is van belang.

Als schakel tussen het college en de organisatie zoekt de gemeentesecretaris de verbinding tussen de programma’s en ambities van het college en de raad en de uitvoering daarvan door de organisatie. Zodat de neuzen dezelfde kant op staan en iedereen dezelfde doelen voor de ogen heeft.

Daarnaast is zij adviseur van het college van burgemeester en wethouders. Als eerste adviseur van het college moet de gemeentesecretaris het politieke speelveld overzien en in staat zijn hiermee om te gaan, en geeft de gemeentesecretaris ook aan wanneer iets niet mogelijk is.

Bovenstaande benadert de gemeentesecretaris vanuit een aantal rollen en perspectieven: 

• Richting College en Raad
  De grootste focus ligt op de rol als secretaris: de gemeentesecretaris is de eerste adviseur van het college en draagt zorg voor kwalitatief besluitrijpe stukken en een goed besluitvormingsproces. De gemeentesecretaris maakt onderdeel uit van het college en is een actieve sparringpartner die actief deelneemt aan discussie en reflectie. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een goede verbinding tussen college en organisatie.
•  Richting organisatie
  Als algemeen directeur is de gemeentesecretaris eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie en geeft de gemeentesecretaris leiding aan het managementteam. Samen met de concern directeur/loco-secretaris vertalen ze de bestuurlijke ambities in concrete plannen en acties. Dit doen ze natuurlijk in nauwe samenwerking met de medewerkers.
• WOR-bestuurder  
  De gemeentesecretaris is daarnaast intensief in overleg als WOR-bestuurder met de ondernemingsraad over ontwikkelingen en plannen die de organisatie en haar medewerkers betreffen. 

De gemeentesecretaris is het eerste aanspreekpunt voor de volgende teams:

• Beleid
• Kwaliteit & Control
• Programmabureau

De concerndirecteur draagt zorg voor optimale afstemming en samenwerking binnen de organisatie. Daarnaast levert de concerndirecteur bijdragen in de reguliere bedrijfsvoering, is opdrachtgever voor programma’s/opgaven en stuurt op het leveren van capaciteit voor de programmaorganisaties. De concerndirecteur zorgt voor afstemming met de portefeuillehouder en is lid van het directieteam. De concerndirecteur is eerste aanspreekpunt/coach/sparringpartner en is verantwoordelijk voor personele taken voor de teammanagers. Tevens is de concern directeur de 1e vervanging van de gemeentesecretaris.

• Advies & Services
• Backoffice Sociaal Domein
• Beheer, Openbare ruimte, Gronden en Gebouwen
• Toegang KCC
• Toegang Sociaal Domein
• Toezicht, Handhaving, Veiligheid & Zorg

Het team Advies & Services biedt integrale ondersteuning aan de gehele organisatie en speelt een centrale rol in het bevorderen van professionele dienstverlening. Het team richt zich op strategische advisering, beleidsondersteuning en procesoptimalisatie. Taken binnen het team omvatten onder andere HRM, financiën, informatiemanagement, inkoop en juridische zaken. Het team werkt nauw samen met andere afdelingen om efficiënte bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling te bevorderen, waarbij zij als sparringpartner fungeert voor management en afdelingshoofden.

Subteams:

• Communicatie is verantwoordelijk voor zowel interne als externe communicatie, inclusief public relations, crisiscommunicatie, en mediarelaties.
• Facilitaire zaken beheert de werkplekken, faciliteiten, en ondersteuning voor medewerkers, met een focus op een optimale werkomgeving.
• Financiën houdt toezicht op de budgettering, financiële rapportages, en controleprocessen binnen de gemeente.
• HRM beheert personeelszaken, werving & selectie, loopbaanontwikkeling en arbeidsvoorwaarden.
• Informatie verzorgt informatiemanagement, ICT-ondersteuning, en dataveiligheid.
• Inkoop is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoopbeleid.
• Juridische zaken adviseert over juridische vraagstukken en ondersteunt bij het waarborgen van wettelijke naleving.
• Managementassistenten bieden administratieve en organisatorische ondersteuning aan het managementteam.

Het team Backoffice Sociaal Domein regelt de beschikkingen en facturering van Wet maatschappelijke ondersteuning en Jeugd. Ook regelt het team de administratie van de leerlingenadministratie en het Doorstroompunt en de uitvoering van het leerlingenvervoer en Sociaal Medische Indicatie

Daarnaast vindt er het toezicht op de kinderopvang plaats en houdt het team Toezicht op de uitkeringenadministratie en de invordering van Participatie en Inkomen.

Het team Beleid maakt beleid voor het ruimtelijk en sociaal domein. Daarbij gaat het om visie, ambitie en uitvoeringsplannen op beleidsterreinen in het sociale, fysieke en economische domein. Dit doet het team in afstemming met de interne organisatie, inwoners, ondernemers en/of (maatschappelijke) partijen. 

 Het team ziet wetten en regels niet als ‘dwangbuis’, maar als kaders waar mee gespeeld kan/moet worden in het belang van de eigen gemeente, maar kijkt ook om zich heen. Daarnaast heeft oog voor eigenbelang, maar zeker ook voor de belangen van anderen en combineert dat tot de best mogelijke visie/plannen.

Het team BORGG (Beheer, Openbare Ruimte, Gronden en gebouwen) is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud en de ontwikkeling van onze gemeentelijke eigendommen bestaande uit onze gebouwen en de openbare ruimte. Hieronder vallen ook de sportvoorzieningen bestaande uit het zwembad, sporthallen en gymzalen en locaties zoals het afvalbrengstation.

Subteams:

• Buitendienst beheert het openbaar groen en de wegen, pleinen, fietspaden, bruggen en viaducten en overige openbare ruimte. Het motto hierbij  is schoon, heel en veilig. Daarnaast vallen hier ook de begraafplaatsen onder. We hebben het buitengebied ingedeeld in zes verschillende wijken en voeren vandaaruit onze werkzaamheden uit. Daarnaast wordt de buitendienst ook ingezet bij strooidiensten en het oplossen van calamiteiten in de openbare ruimte. We werken hierin nauw samen met de medewerkers van Afeer.
• Beheer en realisatie voert de regie op het beheer van de wegen, de riolering, verkeer, het openbaar groen en de bruggen en viaducten en de kabels en leidingen uit. Daarnaast wordt de afvalinzameling van onze inwoners geregeld. We voeren in samenwerking met andere teams gebiedsontwikkelingstrajecten uit.
• Sport(voorzieningen) beheert de sportvoorzieningen zoals de sporthal, het zwembad en de gymlokalen. Daarnaast geven we zwemlessen aan de basisschoolkinderen en faciliteren we de sportlessen en zwemsport. 
• Vastgoed beheert en ontwikkelt en verduurzamen ons eigen vastgoed, zoals onze sportvoorzieningen en de onderwijshuisvesting.

Het team Kwaliteit & Control monitort, bewaakt, rapporteert en adviseert het bestuur, de directie, toezichthoudende instanties en de ambtelijke organisatie op de hieronder beschreven deelgebieden.

Subteams en deelgebieden:

• Control draagt bij aan de samenstelling van en de controle op de Planning & Control producten van de gemeente zoals begroting, jaarrekening bestuurs- en managementrapportages. Ook voeren zij bijzondere interne controles uit (VIC) en dragen bij aan het uitvoeren van de accountantscontrole waaronder de SiSa-verantwoording. 
• Informatiebeveiliging bewaakt, adviseert en rapporteert inzake de beveiliging van onze data. De Chief Information and Security Officer (CISO) en de Functionaris Gegevensbescherming (FG) maken onderdeel uit van dit team. Hier maken en bewaken we ons informatiebeveiligingsbeleid. 
• Kwaliteit bewaakt, adviseert en rapporteert over juridische kwaliteitsaspecten. Bijvoorbeeld over verstrekken of verstrekte uitkeringen en subsidies. Daarmee beogen we misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen en de doeltreffendheid van de uitvoering te vergroten. 
• Privacy bewaakt, adviseert en rapporteert over de processen en informatiestromen die persoonsgegevens bevatten. De Privacy Officer maakt onderdeel uit van dit team en is een verplichte functie in de organisatie op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Het Programmabureau verzorgt het programmamanagement voor strategische maatschappelijke vraagstukken en complexe opgaven. Dat doet zij in opdracht van het bestuur en samen met medewerkers uit andere teams, inwoners, ondernemers, (semi)overheden en ketenpartners in de gemeente Oldambt en de regio Oost-Groningen. Het Programmabureau levert hiervoor capaciteit in de leidende rollen van programma’s en projecten. 

Daarnaast faciliteert het Programmabureau de organisatie met producten, kennis en kunde op het gebied van methodisch werken en programmatisch en projectmatig creëren. Zo worden er trainingen, workshops, werkbezoeken en inspiratiesessies georganiseerd. Het team kenmerkt zich door een houding van verbinding en streeft continu (talent)ontwikkeling en vernieuwing na. 

Kerntaken:

• Project-, proces- en programmamanagement
• Portfoliomanagement
• Projectadvies
• Projectondersteuning
• Programmatisch, projectmatig werken
• Inwonersondersteuning
• Gedelegeerd opdrachtgeverschap

Lopende programma’s:

• Centrumontwikkeling Binnenstad Winschoten
• Gezond en Actief Leven Akkoord (GALA)
• Herstel (bevingsschade)
• Nationaal Programma Groningen
• Nij Begun
• NijAmbt (organisatieontwikkeling)

Het team Toegang KCC is het eerste contactpunt voor inwoners en ondernemers (en andere overheden) die willen samenwerken met de gemeente of waar de gemeente een (wettelijke) rol speelt/kan spelen in het leven van inwoners of het bedrijf van ondernemers.

Subteams:

• BasisRegistratie Persoonsgegevens (BRP) verzorgt het databeheer van de persoonsgegevens van inwoners. De collega’s controleren de juistheid van gegevens, doen in- en uitschrijvingen en adresonderzoeken. Ze verwerken akten in de BRP.
• Burgerlijke Stand behandelt naturalisaties, maken akten op, muteren en beheren deze akten, werken registers bij en houden deze actueel op gebied van geboorten, huwelijken en overlijdens. 
• Gebiedsregie verzorgt het contact tussen belangenverenigingen, bewoners, instellingen en de gemeente.
• Inwonerszaken behandelt de aanvragen van paspoorten, rijbewijzen en ID-kaarten van inwoners en niet-ingezetenen, verwerken verhuizingen, eerste inschrijvingen en hervestigingen. 
• Ondernemersloket verzorgt het contact tussen ondernemers en gemeente. Daarnaast zijn ze het eerste aanspreekpunt voor ondernemers.
• Receptie/Telefonie: dit team is verantwoordelijk voor het eerste telefonisch contact met inwoners en ondernemers en handelt ongeveer tachtig procent van de vragen af. Daarnaast verzorgen zij de afgifte van waardedocumenten en staan bezoekers aan het gemeentehuis te woord.
• Subsidies regelt het verstrekken van subsidies in de breedste zin van het woord.
• Vergunningverlening toetst plannen en aanvragen op wet- en regelgeving, verstrekken vergunningen op het gebied van bouwen, bijzondere wetten en algemene plaatselijke verordening (APV).

Wij hebben grote verantwoordelijkheden op het terrein van onder andere zorg en ondersteuning, jeugd, (arbeids-)participatie, inkomen en armoede. Hier geven we invulling aan vanuit onze visie:

“De gemeente Oldambt zet meer in op preventie, positieve gezondheid, mee doen en een meer nabije oplossing van zorgvragen. We bouwen aan een brede sociale basis waar inwoners terecht kunnen zonder indicatie. We werken samen met onze inwoners en partner-organisaties. Op basis van vertrouwen en op basis van wat nodig is.

Dat betekent ook dat we niet voor alle hobbels in het leven een oplossing hebben, maar er wel staan voor onze inwoners die niet zelfredzaam zijn. We werken aan duurzame oplossingen en maken in samenhang keuzes. We werken aan een welvarender graanrepubliek, voor al onze inwoners.”

Om inwoners zoveel mogelijk te helpen vanuit één toegang hebben wij de uitvoering van al deze zaken ondergebracht in ‘Team Toegang Sociaal Domein’. Samen met onze externe partners als bijvoorbeeld Afeer, Sociaal Werk Oldambt en de Volkskredietbank (VKB) kunnen we een hele brede ondersteuning bieden aan onze inwoners.

Subteams:

• Wmo heeft als doel om mensen te helpen zelfstandig te blijven wonen en deel te nemen aan de samenleving. De Wet maatschappelijke ondersteuning biedt deze ondersteuning door hulp bij huishoudelijke taken, persoonlijke verzorging of begeleiding.
• Beschermd Wonen biedt in samenwerking met onze ketenpartners (waaronder woningcorporaties en zorginstellingen) voorzieningen voor mensen met ernstige psychiatrische problemen, verslaving of andere complexe hulpvragen. Dit kan bestaan uit begeleid wonen of andere vormen van beschermd wonen. 
• Jeugd helpt ouders, jeugdigen en betrokkenen met vragen over opvoeden, opgroeien en jeugdhulp. Een groot deel van de jeugdhulp is vrij toegankelijk en (vaak) gratis. Dit is een algemene voorziening die voor iedereen te gebruiken is. We proberen zo problemen vroegtijdig te signaleren en aan te pakken om zwaardere zorg te voorkomen. Dit omvat hulp bij opvoedingsproblemen, gedragsproblemen en ontwikkelingsvragen. De hulp kan variëren van begeleiding van ouders tot therapie voor kinderen.
  Ook zijn onze medewerkers van leerplicht en het Regionaal Meld- en Coördinatiepunt (RMC) onderdeel van het Jeugdteam. Zij helpen bij het zoeken van een oplossing zodat kinderen en jongeren (weer) naar school kunnen. Ieder jeugdige heeft namelijk recht op onderwijs en ontwikkeling. Verder hebben we de verantwoordelijkheid om de naleving van de leerplicht te controleren. We bieden ondersteuning aan gezinnen en scholen waar problemen spelen die leiden tot schoolverzuim.
• Participatie en Inkomen helpt samen met Afeer bijstandsgerechtigden bij het vinden van werk via Afeer. Inwoners die de stap naar betaald werk (nog) niet kunnen maken, krijgen via onze klantmanagers de hulp die nodig is om zo zelfstandig mogelijk deel te kunnen nemen aan de samenleving. Want in Oldambt doet iedereen volwaardig mee en staat niemand aan de kant.
  Met dit subteam bieden we verder financiële bestaanszekerheid voor inwoners die zelf (tijdelijk) onvoldoende in hun levensonderhoud kunnen voorzien. Dit doet zij door bijstandsuitkeringen te verlenen, maar ook met extra inkomen in de vorm van voorzieningen en regelingen. Dit geldt ook voor ondernemers en zzp’ers.
  Ook is dit team verantwoordelijk voor de uitvoering van speciale (soms tijdelijke) inkomens- of armoederegelingen. 
• Inburgering houdt zich bezig met de begeleiding van inburgeringsplichtigen. Het doel is om inburgeraars zo snel mogelijk te laten meedoen in Nederlandse samenleving.

Wij kennen stevige en complexe veiligheids- en leefbaarheids-vraagstukken. Het veiligheidsdomein is de afgelopen jaren veel omvattender en complexer geworden. Een belangrijke ontwikkeling is het toenemen van de bevoegdheden van de burgemeester op het gebied van openbare orde en veiligheid. Daarnaast is, als gevolg van de decentralisaties in het sociaal domein en de daarmee toegenomen verantwoordelijkheden voor gemeenten, de verbinding tussen veiligheid en zorg belangrijker geworden. 

Veiligheid en zorg is een gedeelde verantwoordelijkheid, maar het is nog geen vanzelfsprekendheid. Een belangrijke opgave is om die verantwoordelijkheid binnen de organisatie en in de samenwerkingsverbanden met toezicht, veiligheids- en zorgpartners te verbeteren. Daarin hebben wij geïnvesteerd en het toezicht onafhankelijk gepositioneerd. Ook vraagt dit om een integrale aanpak vanuit het perspectief van de vragen van inwoners. Een integrale aanpak vereist goede samenwerking tussen de verschillende afdelingen en teams. 

Het team Toezicht, Handhaving, Veiligheid & Zorg is opgedeeld in meerdere domeinen. De domeinen kennen elk hun eigen expertise, taken en verantwoordelijkheden binnen het team. De oorspronkelijke achtergronden raken Veiligheid, Toezicht en Handhaving op zowel het Sociaal Domein en leefomgeving (Omgevingswet). Er zijn raakvlakken tussen de domeinen, maar deze zijn niet vanzelfsprekend in alle domeinen aanwezig. 

Subteams:

• Domein Concernadvies Veiligheid en VTH (beleids)juristen
• Domein Veiligheid 
  • Gemeentelijke Kolom, crisismanagement & Veiligheidsregio
  • Openbare Orde & Veiligheid (OOV)
  • Veiligheid & Jeugd
  • Veiligheid & Zorg
• Domein Toezicht 
  • Sociaal Domein met als onderdelen;
    • Bbz 2004
    • BRP
    • IOAW
    • Jeugd
    • Participatiewet
    • Wmo    
• Domein Fysiek
  • Bouw
  • Bijzondere wetten
  • Evenementen
  • Milieu